Il Consiglio di Amministrazione dell'Associazione degli Amici di Leonardo Sciascia, sulla base dei poteri attribuiti dallo Statuto, stabilisce di regolamentare la vita della Associazione.
1 Regolamento
1.1 Regolamento approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 5 giugno 1997 e variazioni approvate dal Consiglio d'amministrazione in data 23 novembre 2002
1.2 Il regolamento deve rispecchiare le esigenze della vita dell'associazione nel corso del suo svolgimento: la procedura per l'adeguamento delle norme esistenti o per l'inserimento di nuove norme è la seguente:
1.2.1 Le norme del regolamento vengono emesse man mano che ne sorge la effettiva necessità.
1.2.2 L'introduzione di norme nuove o la rettifica di norme esistenti deve essere proposta al consiglio di amministrazione
1.2.3 Possono presentare proposte tutti soci fondatori, onorari, effettivi e sostenitori, anche facenti parte degli organi dell'associazione (amministratori, revisori, etc.).
1.2.4 Le proposte devono essere presentate per iscritto al consiglio di amministrazione (via lettera, fax, posta elettronica) e devono contenere l'articolo, il paragrafo e i sottoparagrafi cui si riferiscono
1.2.5 Le proposte sono sottoposte al collegio dei revisori che ne verifica la aderenza allo statuto dell'associazione.
1.2.6 Le proposte devono essere approvate dal consiglio di amministrazione ed entrano in vigore al momento dell'approvazione
1.2.7 Il consiglio di amministrazione non può approvare norme che non siano aderenti allo statuto.
1.3 Il consiglio di amministrazione rende pubblico il regolamento a tutti gli associati tramite il bollettino dell'associazione e le pagine WEB.
2 Assemblea
2.1 Convocazione dell'assemblea:
2.1.1 L'assemblea deve essere tenuta non prima di 30 giorni di calendario e non oltre 120 giorni di calendario dalla data della convocazione
2.1.2 Per avviso scritto personale ai soci (art. 14 dello statuto) si intende avviso tramite lettera, fax, posta elettronica, bollettino stampato e indirizzato personalmente ai soci. Fa testo per la data di convocazione la data di invio tramite raccomandata al collegio dei revisori (al presidente) della bozza di bilancio preventivo e della bozza di bilancio consuntivo.
2.2 Votazioni
2.2.1 Il Presidente dell'assemblea propone i nomi di tre scrutatori che devono essere approvati dai soci aventi diritto presenti all'assemblea (escludendo le deleghe) per alzata di mano.
2.2.2 Tutte le operazioni di voto successive vengono gestite dai tre scrutatori. Compiti degli scrutatori sono:
2.2.3 contare i voti
2.2.4 verificare la validità delle operazioni di voto
2.2.5 consegnare i risultati delle votazioni al Presidente e all'assmblea
2.2.6 La verifica degli aventi diritto al voto e della validità delle deleghe viene effettuata dal verificatore, persona incaricata dal consiglio d'amministrazione, in fase di registrazione del socio all'arrivo alla sede dell'assemblea.
2.2.7 Il verificatore rilascia al Socio registrato avente diritto al voto una scheda-voto per ognuno dei voti validi di cui il socio è portatore (sé e i deleganti)
2.2.8 La scheda voto contiene le possibilità di voto per ognuno dei punti all'ordine del giorno dell'assemblea
2.2.9 Eventuali punti inclusi nelle varie e eventuali sottoposti al voto dell'assemblea vengono votati per alzata di mano contando i voti favorevoli, contrari e astenuti (incluse deleghe),
2.2.10 Tutte le operazioni di voto relative ai punti all'ordine del giorno si svolgono in contemporanea, al termine dei dibattiti su ogni punto.
3 Bilancio
3.1 La bozza di bilancio preventivo e la bozza di bilancio consuntivo verranno consegnata tramite raccomandata con AR ovvero raccomandata a mano al collegio dei revisori contemporaneamente alla convocazione dell'assemblea generale annuale dei soci.
3.2 Il fascicolo di bilancio predisposto dal Consiglio di amministrazione comprende: il bilancio preventivo, il bilancio consuntivo del periodo, la relazione accompagnatoria, la relazione di tesoreria, la relazione del collegio dei revisori.
4 Consiglio di Amministrazione
4.1 Il Consiglio nomina il segretario e il tesoriere dell'Associazione.
4.2 Poteri di firma: 'art. 16 dello statuto prevede la firma abbinata di due consiglieri per tutte le operazioni di carattere finanziario, se conseguente a delibera consigliare, quindi anche di prelevamenti e versamenti in conti correnti bancari e postali.
4.2.1 Autorizzazione preventiva: Il Consiglio può nominare due consiglieri delegati al controllo che a loro volta possono delegare una terza persona a svolgere le operazioni di natura economico - finanziaria necessarie per l'operatività dell'Associazione, ivi comprese le firme in banca. In tale caso tutte le operazioni devono essere singolarmente e preventivamente sottoposte da parte del delegato a autorizzazione da parte dei due consiglieri autorizzati i quali se ne assumono integrare responsabilità. L'autorizzazione può essere richiesta per iscritto (lettera, fax, posta elettronica) e deve contenere gli estremi del destinatario del pagamento, dell'importo e della causale del pagamento. L'autorizzazione viene concessa per iscritto (lettera, fax, posta elettronica).
4.2.2 Assenza di preventiva autorizzazione: Le operazioni di emergenza svolte da un unico consigliere devono essere ratificate entro 30 giorni dal consiglio di amministrazione ovvero singolarmente da tutti i membri del consiglio in carica al momento del ricevimento della richiesta. Sia la richiesta di ratifica da parte del consigliere che la ratifica da parte del consiglio ovvero di tutti i membri del consiglio in carica deve essere fatta per iscritto (lettera, fax, posta elettronica) e deve contenere gli estremi del destinatario del pagamento, dell'importo e della causale del pagamento.
4.3 Presidenza
4.3.1 Assume la carica di Presidente del Consiglio d'Amministrazione il primo dei consiglieri eletti4.4 Convocazione del Consiglio di Amministrazione
4.3.2 Qualora il Presidente abbia già coperto la carica per due esercizi consecutivi, viene nominato Presidente il Consigliere con il secondo maggior numero di voti.
4.3.3 Il Vice Presidente del Consiglio d'Amministrazione viene eletto a maggioranza tra gli altri consiglieri. Il Presidente è escluso dal voto
4.4.1 Riunione ordinaria del Consiglio di amministrazione: Il consiglio viene convocato dal Presidente 30 giorni prima della riunione che ai sensi dello statuto deve tenersi entro il 30 giugno di ogni anno. La convocazione avviene per via lettera, fax, posta elettronica. In mancanza di conferma spedita per lettera, fax posta, il presidente è tenuto ad inviare lettera raccomandata con A.R.4.5 Delibere del consiglio
4.4.2 Riunione straordinaria del Consiglio di amministrazione: Il consiglio viene convocato dal Presidente 30 giorni prima della riunione. Il Presidente può agire su sua iniziativa o dietro invito scritto (lettera, fax, posta elettronica) della maggioranza dei consiglieri in carica al momento della convocazione. In mancanza di conferma spedita per lettera, fax posta, il presidente è tenuto ad inviare lettera raccomandata con A.R. La riunione non può essere tenuta prima di trenta giorni dalla data della convocazione.
4.5.1 Il consiglio può deliberare tramite consultazioni a distanza e tramite riunioni.
4.5.1.1 Consultazioni a distanza
4.5.1.1.1 Vengono attivate dal Presidente del Consiglio e avvengono tramite scambio esclusivo di fax o ,di messaggi di posta elettronica, audioconferenza, Web conferencing. È compito del mittente accertarsi che il messaggio sia stato correttamente ricevuto. Nell'iniziativa di attivazione il presidente deve specificare l'ODG della consultazione. Le copie di tutta la corrispondenza intercorsa sono conservate agli atti. Il verbale conclusivo deve portare i noimi dei consiglieri partecipanti alla consultazione e la delibera conclusiva, conseguente all'ODG.
4.5.1.2 Riunioni
4.6 Verbali del Consiglio.4.5.1.2.1 Il consiglio deve riunirsi almeno una volta all'anno in occasione dell'approvazione della proposta di bilancio.
4.6.1 Entro 30 giorni dalla data di tenuta del Consiglio il segretario invierà il verbale ai membri del Consiglio, ai Membri del Collegio dei Revisori e ai portavoce dei gruppi di lavoro.
5 Revisori
5.1 Incarichi del Collegio dei revisori:
5.1.1 verificare che le norme proposte del regolamento siano aderenti allo statuto
5.1.2 verificare il bilancio preventivo ed esprimere un giudizio relativamente agli aspetti formali dello stesso;
5.1.3 verificare il bilancio consuntivo nei seguenti aspetti:
5.1.3.1 conformità a quanto approvato dall'assemblea sotto forma di bilancio preventivo,5.1.4 raccogliere e consegnare al consiglio di amministrazione la verifica del revisore contabile membro dell'ordine nazionale di cui all'art. 10 dello statuto entro 5 giorni dalla tenuta dell'assemblea
5.1.3.2 verifica degli scostamenti dal bilancio preventivo,
5.1.3.3 verifica della documentazione relativa alle voci inscritte in bilancio
5.1.3.4 verifica fisica delle voci dell'attivo e del passivo del bilancio,
5.1.3.5 verifica della correttezza formale dei mandati di spesa
5.2 Presidente del Collegio dei Revisori.
5.2.1 Assume la carica di Presidente del Collegio dei Revisori il primo dei Revisori eletti.5.3 Riunioni del Collegio dei Revisori.
5.2.2 Gli incarichi del Presidente sono:
5.2.2.1 convocare le riunioni del collegio
5.2.2.2 presiedere le eventuali riunioni del collegio
5.2.2.3 ricevere dal consiglio di amministrazione la bozza di bilancio consuntivo e di bilancio preventivo
5.2.2.4 ricevere dal tesoriere dell'associazione la documentazione su cui esercitare l'opera di controllo
5.2.2.5 stendere la relazione del collegio dei revisori
5.3.1 Le riunioni del Collegio dei Revisori sono indette dal Presidente tramite avviso personale telefonico o scritto, di sua iniziativa o su invito di un membro del Collegio.
5.3.2 Nei casi in cui il Collegio dei Revisori non indica riunione formale per lo svolgimento dei propri incarichi, la documentazione (in copia dell'originale conservato nelle sedi istituzionali dell'Associazione) deve essere raccolta a cura del Presidente del Collegio dei Revisori e sottoposta a verifica anche da parte dei membri del Collegio tramite invio lettera, fax o posta elettronica. La documentazione sarà accompagnata da una bozza della relazione dei revisori. I membri del Collegio sono tenuti a dichiarare esplicitamente il loro accordo o il loro disaccordo sulla relazione che, con le loro considerazioni, diventerà la Relazione del Collegio dei Revisori.
5.4 Il Revisore ufficiale membro dell'ordine nazionale
5.4.1 Nomina: viene nominato tra i soci dal Consiglio di amministrazione e resta in carica per 5 esercizi. La sua nomina può essere rinnovata.
5.4.2 Incarichi:
5.4.2.1 verificare che il bilancio consuntivo sia conforme alle disposizioni di legge per le associazioni prive di scopo di lucro.
6 Segreteria
6.1 Il responsabile della segreteria è un membro del consiglio d'amministrazione, da questo nominato per svolgere i compiti sottoindicati
6.2 Compiti della segreteria
6.2.1 gestire i rapporti tra il Consiglio di Amministrazione, gli altri organi dell'associazione sia elettivi che di nomina e terzi.
6.2.2 provvedere al rispetto delle scadenze previste dallo Statuto per il Consiglio di Amministrazione
6.2.3 stendere i verbali del Consiglio di Amministrazione
6.2.4 agire come portavoce del Consiglio di Amministrazione per gli obblighi di competenza riguardanti il bilancio (cfr. art. 3.2 del regolamento)
6.2.5 conservare copia firmata dai membri del Consiglio di Amministrazione dei verbali di Assemblea e dei verbali del Consiglio di Amministrazione.
7 Tesoreria
7.1 Il responsabile della tesoreria è un socio effettivo nominato dal consiglio d'amministrazione per svolgere i compiti sottoindicati
7.2 Compiti della tesoreria sono:
7.2.1 contabilità7.3 Pagamenti a fornitori: il tesoriere è tenuto a pagare i fornitori, nei tempi concordati contrattualmente dal Consiglio, nei termini previsti dall'articolo 4.2 del regolamento, e in funzione delle disponibilità di cassa
7.2.1.1 la tenuta ordinata della contabilità secondo gli obblighi di legge e le indicazioni del Consiglio di Amministrazione e degli organismi di controllo7.2.2 cassa e banche
7.2.1.2 La conservazione in originale di tutti i documenti contabili
7.2.1.3 la conservazione di copia della convocazione e dei verbali del Consiglio di Amministrazione e dell'assemblea
7.2.2.1 la tenuta della cassa7.2.3 reporting al Consiglio di Amministrazione
7.2.2.2 la gestione cc postale e banche
7.2.2.3 la gestione carte di credito e rapporti con società di servizi
7.2.2.4 il rimborso spese a consiglieri e ospiti, su istruzioni del Consiglio di Amministrazione
7.2.2.5 i pagamenti fornitori
7.2.3.1 bilancio mensile (economico e patrimoniale)7.2.4 bilancio
7.2.3.2 situazione mensile di cassa, entrate e uscite
7.2.3.3 rendiconto mensile conti correnti bancari
7.2.3.4 aggiornamento periodico al Consiglio di Amministrazione sui dati dei nuovi soci desunti dal cc postale e rendiconto carte credito
7.2.4.1 la preparazione della bozza di bilancio preventivo
7.2.4.2 la preparazione della bozza di bilancio consuntivo
7.2.4.3 la preparazione della relazione di tesoreria
7.2.4.4 la preparazione fascicolo di bilancio con le relazioni come da art. 3.2 del regolamento
7.2.4.5 la consegna ai revisori di tutti e documenti e di tutte le informazioni di cui essi possano avere bisogno per svolgere i compiti assegnati
7.2.4.6 La conservazione in originale di tutti i documenti contabili
7.2.4.7 La conservazione di copia della convocazione e dei verbali del Consiglio di Amministrazione e dell'assemblea
8 Gruppi di lavoro
8.1 Portavoce
8.1.1 Il portavoce del gruppo di lavoro viene nominato dal Consiglio di Amministrazione in fase di attivazione del gruppo e resta in carica fino al completamento del progetto per il quale è stato costituito il gruppo di lavoro, ovvero fino a diversa decisione inappellabile del Consiglio di Amministrazione.
8.1.2 Il portavoce è responsabile di fronte al Consiglio di Amministrazione della definizione degli obiettivi, della verifica delle risorse necessarie, della selezione dei componenti del gruppo di lavoro e del rispetto delle scadenze realistiche da lui/lei stesso stabilite.
8.1.3 Il portavoce è tenuto a presentare al Consiglio di Amministrazione il piano di azione, comprensivo del piano di spesa. Il piano di azione deve essere approvato dal Consiglio di Amministrazione e verrà quindi gestito dal gruppo di lavoro, mentre tutte le spese sono di diretta responsabilità del Consiglio di Amministrazione.
Letto e approvato dal Consiglio di Amministrazione,
Telematico 23 novembre 2002
Valter Vecellio
Presidente del Consiglio d'Amministrazione